Il y a 2 ans, le 2 février 2007, Le Monde Informatique titrait à sa une "L’e-mail est mort, vive le collaboratif". Si le titre était  volontairement provocateur, il faut bien reconnaître qu’il ne reflète pas du tout la réalité !

Malgré le déploiement de plateformes de travail collaboratif dans les organisations, l’email reste bien souvent le moyen le plus naturel pour les collaborateurs de partager des informations… Même à l’heure du web 2.0, cette situation a été confirmée par de nombreuses études, voir par exemple http://www.itrmanager.com/articles/87665/etude-forrester-travail-collaboratif-br-encore-reticences-vis-vis-outils-web-2-0.html.

Face à la véritable addiction à l’email de certains utilisateurs, des éditeurs de logiciels proposent des solutions réconciliant email et plateforme de travail collaboratif. C’est par exemple le cas de Calinda Software, une start-up française fondée en janvier 2007 et éditrice du logiciel MindUp.

1. Mind Up, les grands principes fondateurs

Les fondateurs de Calinda Software sont partis du constat que trop de projets de déploiement d’outils collaboratifs ont échoué par manque d’appropriation de la part des utilisateurs. C’est ainsi que, contrairement à de nombreux éditeurs de solutions de travail collaboratif ou de suites 2.0, Calinda Software a pris le parti de faire reposer son logiciel Mind Up sur la messagerie électronique pour épouser au maximum les habitudes de travail des collaborateurs.

Ainsi, autour d’un sujet donné, les collaborateurs peuvent utiliser simplement leur messagerie habituelle. MindUp structure alors ces échanges et offrent diverses fonctionnalités pour les mener rapidement à de bonnes décisions. De plus, il en conserve une trace pour les capitaliser et génère des tableaux de bord.

MindUp adopte clairement  une approche orientée vers le décisionnel plutôt que vers la diffusion d’informations. En d’autres termes, MindUp ne cherche pas à augmenter la vitesse et la quantité des échanges, mais à diminuer leurs coûts  et à améliorer leur qualité ainsi que leur contribution à la performance de l’organisation.

2. Principes de fonctionnement

MindUp permet de tracer et de structurer les échanges par email dans un projet ou un groupe de travail, quelle que soit la messagerie utilisée par les participants. Ainsi, les emails et les documents sont automatiquement classés par projet et partagés avec l'équipe.

Concrètement, pour rendre tout ceci possible, il est tout d’abord nécessaire de définir les projets et groupes de travail avec les membres qui les composent et leur rôle respectif (lecteur, contributeur, gestionnaire…). Une fois ceci fait, un sujet de discussion peut démarrer en envoyant simplement un email au groupe désiré.

L’outil MindUp décompose alors automatiquement l’email suivant les différents points abordés dans le message et le transmet ainsi structuré aux membres du groupe.

A chaque échange, les interlocuteurs sont invités à répondre. Ils ont la possibilité de nuancer leur réponse en choisissant une des possibilités suivantes : appuyer, tempérer, proposer. Les membres du groupe peuvent ainsi répondre précisément à un ou plusieurs des points abordés dans l’email à partir de leur messagerie habituelle. Les participants peuvent également s’exprimer sur les propositions ou les réponses par un vote indiquant leur niveau d’adhésion au message sans pour autant s’impliquer plus dans la conversation.

A tout moment, les membres du groupe peuvent avoir une vision d’ensemble des discussions, des messages échangés et des pièces jointes qui sont centralisés et capitalisés au fur et à mesure des échanges.

Des synthèses des discussions peuvent également être réalisées pour préparer une réunion et lorsqu’un sujet aboutit à une décision, il peut être conclu dans Mind Up offrant ainsi la possibilité de capturer le cheminement des idées qui ont permis d’aboutir à une décision.

3. Positionnement

Le positionnement original de Mind Up lui permet d’être complémentaire de plateformes d’espace de travail collaboratif comme par exemple eRoom, QuickPlace ou SharePoint, grâce à un système de connecteur. En effet, lorsqu’un collaborateur veut partager un document, il a tendance à l’envoyer par mail. MindUp s’adapte à cet état de fait, et peut intercepter le document au passage afin de le publier dans la plate-forme collaborative avant d’en envoyer un lien aux destinataires.

Outre l’intégration avec la messagerie, le cœur de MindUp permet de  gérer les réflexions sur un sujet ou une idée au sein des équipes (internes ou impliquant des partenaires et experts externes), pour les mener vers de bonnes décisions. Sur ce terrain, MindUp peut être comparé aux éditeurs de logiciels dédiés au brainstorming. Mais au lieu de proposer un outil qui permet de traiter ponctuellement une question, généralement au cours d’une réunion, MindUp adopte une approche plus large pour traiter les différents sujets au fil de l’eau y compris entre plusieurs réunions.

Parmi les clients de MindUp, nous pouvons citer AutoGrill, EDF, BMC Software,  ImFusio, Coheris…

Pour en savoir plus :
    * www.calindasoftware.com
    * www.calindasoftware.com/index.php?option=com_content&task=view&id=50&Itemid=53